TRANSFORMATION

Etablering av gemensam servicefunktion för större svensk region

 

PS Provider har varit delaktiga under hela projektet med att etablera en gemensam servicefunktion för ekonomi och HR inom en av Sveriges största regioner. Arbetet startade i analys/designfasen där vi bl a etablerade organisation och samarbetsformer, dokumenterade processer, tog fram tjänstekatalog, skapade servicenivåavtal, strukturer för mått, styrning och uppföljning samt framförallt förberedde organisationen på övergången. Därefter har vi varit operativt stöd till verksamhetschef under hela implementeringsfasen. Denna del innebar mycket "change management" samt lokaliserings- och organisationsfrågor. Projektet har bl a resulterat i en helt ny organisation där medarbetare från drygt 25 förvaltningar (totalt ca 300 medarbetare) har organiserats om till att istället tillhöra en gemensam servicefunktion. Under arbetet med etableringen har de i designfasen fastställda standardiserade processerna, arbetsätten och rutinerna implementerats i organisationen. I samband med detta har även ett omfattande arbete gentemot förvaltningarna genomförts med syfte att stärka dessa i sin nya roll som beställare istället för utförare.

 

 

Etablering av Shared Service Center inom stort statligt bolag

 

PS Provider agerade projektledare vid en etablering av ett SSC, från förstudie och beslutsunderlag till rekrytering och bemaning av ny organisation. Projektet inleddes med att PS Provider gick igenom scopet och gjorde en tydlig projektdefinition, arbetet fortsatte därefter med en förstudie och ett beslutsunderlag inför etablering av SSC. Efter att beslut om etablering var fattat innebar nästa steg en designfas med framtagande av optimala processer och tydliga tjänstedefinitioner. Under detta steg lades ett omfattande arbete ned på att välja lokaliseringsort för servicecentret samt att förankra förändringarna med de medarbetare som kom att påverkas. Projektet övergick sedan i en genomförandefas där ca 20 st ekonomifunktioner runt om i Sverige införlivades enligt ett förutbestämt schema. PS Provider var delaktig i hela denna del av processen med allt ifrån rekrytering av medarbetare, design av organisation till anslutning av de första enheterna.

 

 

Utveckling av lokala ekonomi- och HR funktioner till ett Shared Service Center i internationell konsultorganisation

 

PS Provider hade en mycket aktiv roll genom en internationell konsultorganisations resa från lokala traditionella ekonomifunktioner till ett SSC. Uppdragsgivaren verkar i en marknad som hela tiden förändras och ställer höga krav på att anpassa verksamheten utifrån omvärldens förutsättningar. För att kunna stötta verksamheten i dessa utmaningar var det viktigt att skapa en administrativ stödorganisation som inte bara kan förändras och växa i takt med övriga organisationen utan även kan stödja och underlätta framtida behov av expansion. Den väg som uppdragsgivaren valde att gå för att möta dessa utmaningar var genom att bilda ett gemensamt Shared Service Center.

Projektet som PS Provider drev skulle resultera i ett väl fungerande servicecenter som tog hand om all ekonomisk transaktionshantering. Projektet inkluderade etableringen av ett SSC och var initialt avgränsat till att omfatta transaktionshanteringen. Scopet för projektet var att SSC skulle hantera ekonomisk administration för samtliga divisioner. Projektet tog även hänsyn till uppdragsgivarens internationella utveckling och säkerställde att det inte fanns låsningar för att i framtiden införliva administration från övriga nordiska länder, övriga östländer samt andra dotterbolag i Europa.

 

 

Förstudie inför koncerngemensamt Shared Service Center i internationell skogskoncern

 

PS Provider var delaktiga i ett projekt med syftet att fastställa inom vilka områden och hur, en effektivisering av koncernens ekonomiprocesser kunde genomföras. Projektet startade med en processkartläggning av samtliga ekonomiprocesser med syftet att: Identifiera processer, identifiera gap mellan enheternas processer, identifiera gränssnitt mellan SSC och kund, identifiera större förbättringspotentialer samt bedöma mottagarkapacitet. Hypotesen var att transaktionshantering och bokslutsarbetet i största möjliga omfattning skulle utföras inom ramarna för ett SSC. Projektet tog även fram ett förslag på avgränsning per process mellan kund och SSC samt upprättade ett utkast till organisation för Servicecentret. Baserat på den förstudie som genomfördes fattades ett beslut att gå vidare och genomföra förändringarna. PS Provider stöttade även kunden och hjälpte till att komma igång under de initiala delarna av denna etablering.

 

 

Strategisk utveckling av prismodell

 

PS Provider har genomfört ett projekt inom ett större tjänsteföretag som inneburit en strategisk genomgång av hur uppdragsgivaren prissätter och utför sina administrativa tjänster. I projektet ingick även att analysera och följa upp hur dess kunder köper administrativa tjänster av uppdragsgivaren. Utbudet av tjänster från är brett och relativt komplext och är en stor leverantör dess kunder. PS Provider hjälpte uppdragsgivaren med att etablera en bättre kontroll och internt ansvarstagande för förbrukning av tjänster, budget och utfall. Vidare har PS Provider stöttat i den strategiska utvecklingen av beställarrollen så att potentialen i och värdet som leverantör och samarbetspartner kunde förverkligas. Utvecklingen av beställarrollen innebar bl a:

  • Förbättrad kostnadsmedvetenhet och ansvarstagande hos beställare i organisationen
  • Förtydligad beställarroll genom kategorisering av olika typer av beställare
  • Förståelse för hur man maximerar värdet av beställda tjänster
  • Förståelse/medvetenhet för vad som driver kostnader

 

 

Strategisk utveckling Shared Service Center

 

PS Provider har arbetat i ett mycket omfattande projekt på uppdrag av en skandinavisk livsmedelsorganisation med att utveckla deras Shared Service Center bl a genom att designa och implementera en helt ny organisation. En del i detta arbete var att etablera en stabsfunktion inom SSC som kallades Business Development Team. Denna enhet hade till uppgift att fokusera på den strategiska utvecklingen av hela SSC-organisationen samt att designa och införa ett strategiskt uppföljningssystem i olika dimensioner. Förutom att etablera denna stabsfunktion så hade PS Provider under en uppstartsperiod ansvaret att operativt leda och driva enheten (ca 6 månader) medan rekrytering av ansvarig chef genomfördes. Under denna period ledde och drev PS Provider samtliga strategiska utvecklingsinitiativ samt ansvarade för införandet av ett uppföljningssystem som bl a inkluderade tidredovisning och en rad andra mått och KPIer. PS Provider ingick under denna period i ledningsgruppen för SSC och var med och fattade en rad strategiska beslut samt tog fram planeringen för dess exekvering. Detta arbete innebar även omfattande kontakter med en rad andra intressenter som t ex CFO, ekonomichefer på respektive dotterbolag samt controllers.

 

 

Etablering av ett rekryteringscentrum

 

PS Provider drev etablerigen av en av Sveriges större rekryteringsorganisationer. Utgångspunkten för uppdraget var att organisationen skulle:

  • Erbjuda rekryteringstjänster enligt definierat uppdrag
  • Stärka arbetsgivarvarumärket
  • Skapa hög tillgänglighet genom att ge kunden och arbetssökanden "En ingång"
  • Säkerställa kvalitet i rekryteringsprocessen

 

Effektmålen med projektet var att den etablerade organisationen skulle ha tillräcklig kompetens och kunna tillhandahålla effektiva rekryteringstjänster till kunderna. Leveransen av tjänsterna sulle väl möta kundernas krav och samtidigt följa framtagen standardiserad rekryteringsprocess. De tillhandahållna tjänsterna skulle tydligt bidra till att stärka arbetsgivarvarumärket. Rekryteringsprocessen skulle genom samordningen kvalitetssäkras, professionaliseras och adekvat styrning ska etableras.

 

Projektmålet med etableringsprojektet var att etablera rekryteringstjänsterna till utsatt datum genom att:

  • Bemanna rekryteringscentrum inom given tidsram utifrån ett prognostiserat resursbehov
  • Upprätta fungerande kommunikationskanaler med kund
  • Få igång daglig drift på rekryteringsenheten inom given tidsram
  • Se till att medarbetare har tillgång till adekvata verktyg för operativ drift

 

PS Provider tillhandahöll processtöd och stöd avseende förändringsledning under projektet.