RÅDGIVNING

 

PS Provider har genomfört närmare 100 systemupphandlingar. Det rör sig om allt från kompletta upphandlingar och införande av stora ERP system, till mer fokuserade projekt, som exempelvis upphandling av ett nytt ekonomisystem. Uppdragen har även gällt mer avgränsande projekt, som exempelvis medverkan vid framtagande av avtalsförslag samt förhandling. Nedan ges ett par skilda exempel på uppdrag som PS Provider varit delaktiga i under de senaste åren.

 

Upphandling av affärssystem för ett större skandinaviskt konsultbolag

 

 Flertalet av de befintliga systemen saknade antingen underhålls- och support avtal eller var i behov av uppgradering. Företaget hade en komplex systemsituation med många äldre system som hade stora anpassningar samt var bristfälligt integrerade med varandra. PS Provider var projektledare under upphandlingen och efter det att behovsanalys och kravspecifikation skapats och utvärderats, så beslutades det, att de befintliga ERP systemen samt de flesta av sidosystemen skulle ersättas. Därefter genomförde PS Provider en marknadsanalys för att identifiera vilka leverantörer som bäst matchade bolagets behov av systemstöd. Ur analysen valde projektgruppen fem leverantörer, vilka bjöds in att genomföra systemdemonstrationer. Av dessa valde projektgruppen att gå vidare med två, vilka därefter var med under resterande projektsteg. En väsentlig framgångsfaktor för den vinnande leverantören var dess pragmatiska inställning till användningen av ett kunddrivet avtal, framtaget av PS Provider, i kombination med en professionell förhandlingsinställning. Ett år efter avslutad implementation genomfördes en projektuppföljning, där det konstaterades att projektet bland annat resulterat i att nästan samtliga sidosystem samt integrationer försvunnit samt att organisationen erhållit tillgång till modern funktionalitet samtidigt som TCO nästan halverats.

 

Upphandling av ekonomisystem för en europeisk stålkoncern

 

Företaget har gamla anor och verksamhet på ett flertal orter runt om i Europa. Detta innebar bland annat att bolagets systemmiljö var ytterst heterogen. Sammantaget så hade respektive verksamhetsort drivits som en autonom enhet. Decentraliseringen resulterade exempelvis i att koncernen hade ett stort antal olika ERP- samt verksamhetskritiska system. Det blev PS Providers uppgift att tillsammans med projektgruppen finna respektive orts verkliga behov av systemstöd. Det beslutades att PS Provider skulle genomföra en undersökning av vilka fristående ekonomisystem, samt ekonomimoduler inom större ERP system, som skulle passa koncernens behov. Resultatet av utredningen var bland annat att fyra system valdes ut och att projektgruppen genomförde fördjupade systemdemonstrationer med samtliga. Kontentan av dessa var att tre leverantörer erhöll offertförfrågan, vilken skapats av PS Provider i nära samarbete med projektgruppen. PS Provider ansvarade för kompletteringen av leverantörernas svar på offertförfrågan och när detta var genomfört så beslutade projektgruppen att låta två av leverantörerna gå vidare till avtals- och förhandlingsfasen. PS Provider fick i uppgift att skapa ett kunddrivet avtalsförslag och det framgick relativt tidigt i förhandlingen att en av leverantörerna var betydligt mer tillmötesgående mot projektgruppens krav och förväntningar. Två år efter avslutad implementation konstaterades det att koncernen fått tillgång till en mängd modern funktionalitet i kombination med ett användarvänligt gränssnitt samt att TCO sjunkit med nästan en tredjedel.

 

Avtalsstöd till en större livsmedelskoncern

 

PS Provider kontaktades i samband med avtalstecknande och slutförhandling. Koncernen har verksamhet på ett antal olika orter i Skandinavien. Det befintliga affärssystemet hade inte uppgraderats under de senaste tio åren och hade inom vissa områden ett stort antal anpassningar. Det var även integrerat till ett antal olika tredjepartssystem samt egenutvecklade applikationer. Bolaget hade erhållit ett stort förtroende för en leverantör, men hade också beslutat sig för att genomföra de sista stegen i upphandlingen tillsammans med PS Provider. Detta för att säkerställa att avtalet och slutförhandlingen skulle bli adekvat genomfört. Uppdraget innebar att PS Provider först identifierade samtliga av bolagets kritiska områden. Dessa dokumenterades och därefter kommenterade leverantören respektive område och uppskattade alltifrån risker till förväntad tidsåtgång, samt andra kostnader. Efter det att samtliga kompletteringar genomförts så skapade PS Provider ett flertal kundanpassade avtal som tog hänsyn till kundens unika situation. Sammantaget så skapades det ett antal olika avtal. Exempelvis avtal för: förstudien, införandet samt licens, service och support. Ett omedelbart resultat av PS Providers medverkan var att införandeprojektet gick bättre än planerat, vilket bland annat innebar att projektet förbrukade mindre resurser än budgeterat samt höll tidsplanen.

 

Upphandling av affärssystem till en medelstor tillverkande koncern

 

Bolaget hade en komplex och heterogen systemsituation, med ett affärssystem i botten som inte uppgraderats på över 12 år samt en uppsjö av egenutvecklade applikationer och ett stort antal integrationer. Dessutom hade ett par väsentliga områden inom produktionen ett bristfälligt systemstöd. PS Provider fick i uppdrag att tillsammans med projektgruppen skapa en gedigen behovsanalys samt kravspecifikation. Efter det att materialet kompletterats och bearbetats, beslutades det att PS Provider skulle genomföra en marknadsanalys för att finna lämpliga leverantörer samt affärssystem. Det konstaterades relativt tidigt att framförallt två system var extra intressanta. Efter genomförda systemdemonstrationer fann projektgruppen ett system som tidigt blev lite av en favorit. Det blev PS Providers ansvar att skapa en offertförfrågan som speglade bolagets förhållandevis komplexa situation. Efter det att leverantörerna svarat samt materialet kompletterats så kunde det konstateras att projektgruppens favoritkandidat fortfarande tilltalade bolaget, men att det var en förhållandevis stor diskrepans, mellan de två kandidaterna, i den budgeterade investeringen. Gapet var så pass stort att det beslutades att PS Provider skulle skapa ett skräddarsytt förstudieavtal, där kunden hade rätt att hoppa av upphandlingen om det visade sig att investeringen skulle bli för omfattande. Efter genomförd förstudie kunde det konstateras att införandeprojektet skulle genomföras i ett antal dedikerade faser. PS Provider fick även i uppgift att skapa kunddrivna avtal för licens, service och support samt för själva införandeprojektet. Införandeprojektet var lyckat och det kunde två år efter implementationen konstateras att koncernen hade tillgång till adekvat funktionalitet i samtliga betydelsefulla delar av verksamheten samt att TCO minskat med nästan 40 procent.