PROCESS

Processutvecklingsprojekt i internationell logistikkoncern

 

Projektet som PS Provider genomförde inom en internationell logistikkoncern innebar kartläggning, dokumentation och genomförande av processförbättringsåtgärder i centrala och lokala administrativa stödfunktioner (>50 enheter) i Sverige och internationellt. I Sverige hade uppdragsgivaren en ekonomifunktion med en stabsenhet som bl a innehöll redovisnings-, reskontra- samt kund/kreditenhet. Den centrala ekonomifunktionen sysselsatte totalt ca 65 personer. Förutom detta fanns det ca 100 årsanställda runt om i de olika distrikten som arbetar heltid med ekonomirelaterade arbetsuppgifter.

 

Projektet hade en rad olika mål och syften. Ett av syftena med processkartläggningen var att den skulle gå att använda som dokumentation i det interna kvalitetssystemet samt som ett underlag vid internrevision. För att bättre utnyttja och öka användningsområdet för processkartläggningen kompletterades kartläggningen med ytterligare information som t ex, resursförbrukning, tider samt volymuppgifter. Förutom detta genomfördes en analys för att identifiera problem, förbättringsmöjligheter samt svängningar i ekonomifunktionens arbetsbelastning över tiden. Projektet levererade följade:

  • Väl definierade processer och tjänster samt prestandamått som gjorde det möjligt att genomföra benchmarking med andra organisationer.
  • Enhetspriser för de tjänster som funktionen utför, initialt för intern uppföljning samt på längre sikt eventuellt även som ett underlag för internprissättning.
  • Tjänstekataloger och SLA, Service level agreements, för att använda till att påverka beteendet och efterfrågan på enhetens tjänster i övriga organisationen.
  • Effektiviseringar och förändringar i ekonomiprocesserna.
  • Kvalitetshöjning i processerna genom eliminering av icke värdeskapande arbetsuppgifter samt tydligare roller och ansvar.

 

 

Kartläggning och omstrukturering av inköp till betalningsprocessen i internationell koncern

 

När PS Provider anlitades av uppdragsgivaren så befann sig koncernen i en situation där den var kraftigt påverkad av den rådande konjunkturen och omvärldssituationen. Detta innebar att företaget vidtog och genomförde en rad olika initiativ för att öka intäkterna och se över kostnaderna. Ett område som identifierades med god förbättringspotential var processen från Inköp till Betalning (P2P). PS Provider var ansvariga för att driva ett processkartläggningsprojekt som kartlade hela inköpsprocessen inom den europeiska verksamheten. Informationsinsamlingen genomfördes framförallt genom workshops med större grupper av medarbetare samt kompletterat med enskilda fokusintervjuer med utvalda medarbetare. PS Provider sammanställde sedan processkartor och analyser samt levererade underlag till följande:

  • Införande av en ny standardiserad inköpsprocess och inköpsorganisation med tydliga roller och ansvar.
  • Förändring av inköpsbeteendet och etablering av utökad "Corporate Governance", dvs förbättrad internkontroll och styrning av inköp.
  • Ökad avtalstrohet, minskat antal leverantörer samt antalet beställningsbara artiklar.
  • Automatiserad hantering av leverantörsfakturor genom att skapa och etablera standardiserade, koncerngemensamma administrativa processer.
  • Minimering av den administrativa hanteringen och resursåtgången kring fakturor, både inom central administration och ute i verksamheten för att öka fokus på kärnverksamheten.Ökad andel e-fakturor.

 

 

Utveckling av stödprocesser i statligt bolag

 

När PS Provider startade uppdraget så hade uppdragsgivaren en gemensam serviceenhet bestående av ca 40 medarbetare som ansvarade för kundreskontra, leverantörsreskontra, redovisning, löneadministration samt telefonväxel gentemot de interna kunderna (regioner och affärsområden). För att serviceenheten skulle kunna utvecklas och bli ett väl fungerande SSC hade ledningen för enheten identifierat ett behov av att genomföra ett antal åtgärder. När PS Provider fick uppdraget hade en konsolidering av administrativa processer till en gemensam enhet ägt rum, men bolaget hade ännu inte etablerat de strukturer och verktyg som krävdes för att enheten fullt ut ska fungera som ett SSC. PS Provider ansvarade för ett projekt som innefattade kartläggning av samtliga stödprocesser i central administration samt framtagande och genomförande av ett omfattande förbättringsprogram. Implementering av åtgärder genomfördes även i regionala och lokala organisationer. Syftet med projektet var framförallt att etablera de strukturer och verktyg som krävdes för att serviceenheten skulle kunna drivas som ett väl fungerande SSC gentemot de interna kunderna. Viktiga delar i detta arbete var bl.a. att etablera ett framgångsrikt kund- och leverantörsförhållande med tydliga roller och ansvar. Det krävdes även väl definierade (och kommunicerade) tjänster och gränssnitt samt en prismodell som styr och uppmuntrar rationella beteenden. Detta gjordes genom en fördjupad processkartläggning, inklusive identifiering av förbättringsområden. Syftet var att ta fram standardiserade och effektiva processer med en hög grad av automatisering som främjar god intern kontroll och hög kvalitet i leveranser.