BESTÄLLARKOMPETENS

Öka beställarkompetensen - nyckeln till effektiva administrativa processer

Väl fungerande stödprocesser som är resurseffektiva och skapar ett värde för verksamheten kan endast etableras genom en helhetssyn på hur processerna flödar i verksamheten. Detta innebär att utförare och beställare måste ta ett gemensamt ansvar för tjänsteleveransen. Undersökningar visar att i många fall uppträder beställaren splittrat och med alltför detaljerade krav på hur enskilda rutiner skall utformas. I värsta fall läggs det nästan inget fokus alls på beställningen, utan problemen hamnar enbart på tjänsteleverantörens bord. PS Providers erfarenhet visar att en affärsmässig beställarroll är en nyckelfaktor för att en överlämning (och den fortsatta driften) av den administrativa hanteringen till en tjänsteleverantör ska bli framgångsrik. Detta eftersom den kontinuerliga utvecklingen av den administrativa hanteringen är alltför viktig för att helt lämnas till tjänsteleverantören. Exempel på framgångsfaktorer för att lyckas etablera en affärsmässig beställarorganisation är :

  • Anpassa den egna organisationen efter de nya förutsättningarna - undvik skuggorganisationer
  • Skapa tydliga roller och ansvar som kan interagera med den nya serviceenheten och dess forum
  • Fokusera på leveranserna från serviceenheten isället för hur processen genomförs

PS Provider stödjer våra kunder i utvecklingen av beställarrollen för administrativa tjänster. Följande utvecklingsbehov adresseras av PS Providers metod:

  • Förbättra kostnadsmedvetenhet och ansvarstagande hos beställare i organisationen.
  • Förtydliga beställarrollen genom att kategorisera olika typer av beställare och skapa en förståelse hos ansvariga medarbetare.
  • Hur maximeras värdet av beställda tjänster för organisationen?
  • Skapa förståelse/medvetenhet för vad som driver kostnader hos leverantören och hur man genom bättre input kan nå förbättringar för båda parter.
  • Förstå beställarens och organisationens fokus i relationen med leverantören t ex; kravställa output (kvalitet, tid), pris, prognos och samarbete.