Etablering av felles servicefunksjon for større svensk region

 

PS Provider har vært involvert gjennom hele prosjektet for å etablere en felles servicefunksjon for økonomi og HR i en av Sveriges største regioner. Arbeidet startet i analyse-/designfasen, der vi blant annet etablerte organisasjon og samarbeidsformer, dokumenterte prosesser, utvilket tjenestekatalog, opprettet service level agreements, strukturer for måling, styring og overvåking, og særlig forberedte organisasjonen på overgangen. Deretter har vi vært operativ støtte for Operations Manager under hele gjennomføringsfasen. Denne delen involverte mye “endringsledelse” samt lokaliserings- og organisasjonsspørsmål. Prosjektet har blant annet resultert i en helt ny organisasjon hvor ansatte fra mer enn 25 avdelinger (totalt ca. 300 ansatte) er omorganisert til i stedet å tilhøre en felles servicefunksjon. Under arbeidet med etableringen er de i designfasen etablerte, standardiserte prosessene, arbeidsmetodene og rutinene blitt implementert i organisasjonen. I forbindelse med dette er også et omfattende arbeid mot forvaltningene blitt gjennomført med sikte på å styrke dem i deres nye rolle som kunder i stedet for utøvere.

 

 

Etablering av felles servicesenter innen store statlige selskaper

 

PS Provider fungerte som prosjektleder for etablering av et SSC, fra forstudie og beslutningsgrunnlag til rekruttering og bemanning av den nye organisasjonen. Prosjektet begynte med at PS Provider gikk igjennom omfang og laget en klar prosjektdefinisjon. Arbeidet fortsatte deretter med en mulighetsstudie og et beslutningsgrunnlag for etablering av SSC. Etter at vedtaket om etablering ble gjort, var neste steg en designfase med utvikling av optimale prosesser og klare tjenestedefinisjoner. På dette trinnet ble det lagt ned et omfattende arbeid på å velge en plassering for servicesenteret og å forankre endringene hos de ansatte som ble berørt. Prosjektet gikk deretter inn i en gjennomføringsfase hvor ca. 20 økonomifunksjoner rundt om i Sverige ble innlemmet i henhold til et forhåndsbestemt skjema. PS Provider var involvert i hele denne delen av prosessen med alt fra rekruttering av ansatte, utforming av organisasjon til tilkobling av de første enhetene.

 

 

Utvikling av lokale økonomi- og HR-funksjoner til et felles servicesenter i internasjonal konsulentorganisasjon

 

PS Provider hadde en svært aktiv rolle gjennom en internasjonal konsulentorganisasjons utvikling fra lokale tradisjonelle regnskapsfunksjoner til et SSC. Oppdragsgiveren opererer i et marked som er i stadig endring og stiller høye krav om å tilpasse virksomheten til omverdenens forhold. For å støtte virksomheten i disse utfordringene var det viktig å skape en administrativ støtteorganisasjon som ikke bare kan forandre seg og vokse med resten av organisasjonen, men som også kan støtte og legge til rette for fremtidige behov for utvidelse. Den veien som kunden valgte å gå for å møte disse utfordringene, var å danne et felles Shared Service Center.

Prosjektet som PS Provider drev, skulle resultere i et velfungerende servicesenter som tok seg av all økonomisk transaksjonshåndtering. Prosjektet omfattet etablering av et SSC, og var i utgangspunktet avgrenset til å omfatte transaksjonshåndteringen. Omfanget av prosjektet var at SSC skulle håndtere den økonomiske forvaltningen for alle divisjoner. Prosjektet tok også hensyn til oppdragsgiverens internasjonale utvikling og sørget for at det ikke fantes hindringer i fremtiden for å innlemme administrasjon fra de andre nordiske land, andre land i Øst-Europa samt andre datterselskaper i Europa.

 

 

Forstudie av konserndekkende felles servicesenter i et internasjonalt skogkonsern

 

PS Provider var involvert i et prosjekt for å identifisere på hvilke områder, og hvordan, en effektivisering av konsernets økonomiske prosesser kunne gjennomføres. Prosjektet startet med en gjennomgang av alle økonomiske prosesser med sikte på å identifisere prosesser, identifisere gap mellom enhetenes prosesser, identifisere grensesnitt mellom SSC og kunden, identifisere større potensialer for forbedring, og vurdere mottakerkapasitet. Hypotesen var at transaksjonshåndtering og regnskapsavslutning i størst mulig grad skulle utføres innenfor rammen av et SSC. Prosjektet utviklet også et forslag til avgrensning pr. prosess mellom kunde og SSC og etablerte et utkast til organisering av servicesenteret. Basert på forstudien som ble gjennomført, ble det besluttet å gå videre og gjennomføre endringene. PS Provider støttet også kunden og bidro til å komme i gang i de første delene av denne etableringen.

 

 

Strategisk utvikling av prismodell

 

PS Provider har gjennomført et prosjekt innenfor en større tjenestevirksomhet som involverte en strategisk gjennomgang av hvordan oppdragsgiveren fastsetter priser og utfører sine administrative tjenester. Prosjektet omfattet også å analysere og overvåke hvordan kundene kjøper administrative tjenester av oppdragsgiver. Tilbudet av tjenester er stort og relativt komplisert og er en betydelig leverandør til sine kunder. PS Provider hjalp kunden å etablere en bedre kontroll og internt ansvar for forbruk av tjenester, budsjett og resultat. Videre har PS Provider støttet i den strategiske utviklingen av kjøperrollen slik at potensialet og verdien som leverandør og samarbeidspartner kunne bli realisert. Utviklingen av kjøperrollen innebærer:

  • Forbedret kostnadsbevissthet og ansvar blant kunder i organisasjonen
  • Avklaring av kunderolle ved å kategorisere de ulike typer kunder
  • Forståelse av hvordan man maksimerer verdien av bestilte tjenester
  • Forståelse av/bevissthet om hva som driver kostnadene.

 

 

Strategisk utvikling felles servicesenter

 

PS Provider har jobbet i et veldig stort prosjekt på oppdrag av et skandinavisk næringsmiddelselskap med å utvikle deres Shared Service Center, blant annet ved å utforme og implementere en helt ny organisasjon. En del av dette arbeidet var å etablere en stabsfunksjon innen SSC som kalles Business Development Team. Denne enheten fikk i oppdrag å fokusere på den strategiske utviklingen av hele SSC-organisasjonen, og å designe og implementere et strategisk oppfølgingssystem i ulike dimensjoner. I tillegg til å etablere denne avdelingen hadde PS Provider under en oppstartsperiode det operative ansvaret for å lede og drive enheten (ca. 6 måneder), mens man rekrutterte en ansvarilg sjef. I denne perioden ledet og drev PS Provider alle strategiske utviklingstiltak og var ansvarlig for innføring av et oppfølgingssystem som blant annet inkluderte rapportering av tidsbruk og en rekke andre beregninger og KPIer. PS Provider inngikk i denne perioden i ledergruppen i SSC, var involvert i mange strategiske beslutninger, og utviklet planer for gjennomføringen. Dette arbeidet omfattet også utstrakt kontakt med en rekke andre interessenter som CFOer og økonomisjefer i hvert datterselskap.

 

 

Etablering av et rekrutteringssenter

 

PS Provider drev etableringen av en av Sveriges største rekrutteringsorganisasjoner. Utgangspunktet for oppdraget var at organisasjonen skulle:

  • Tilby rekrutteringstjenester ifølge definert oppdrag
  • Styrke arbeidsgivers merkevare
  • Skape høy tilgjengelighet ved å gi kunden og arbeidssøkere “En inngang”
  • Sikre kvalitet i rekrutteringsprosessen.

 

Effektmålene for prosjektet var at den etablerte organisasjonen skulle ha tilstrekkelig kompetanse og være i stand til å levere effektive rekrutteringstjenester til kundene. Levering av tjenester skulle godt møte kundenes krav og samtidig følge utviklet, standardisert rekrutteringsprosess. Tjenestene som ble levert, skulle klart bidra til å styrke arbeidsgivers merkevare. Rekrutteringsprosessen skulle gjennom samordningen kvalitetssikres og profesjonaliseres, og adekvat styring skal etableres.

 

Målet med etableringsprosjektet var å etablere rekrutteringstjenester til den fastsatte datoen ved å:

  • Bemanne rekrutteringssenteret innen gitt tidsramme basert på en forventet ressursbehov
  • Etablere fungerende kommunikasjonskanaler med kunde
  • Komme i gang med daglig drift på rekrutteringsenheten innenfor den gitte tidsrammen
  • Sikre at ansatte har tilgang til tilstrekkelig verktøy for operativ drift

 

PS Provider leverte prosesstøtte og hjelp til endringsledelse i løpet av prosjektet.