PS Provider har gjennomført nesten 100 systemanskaffelser. Det inkluderer alt fra fullstendig anskaffelse og implementering av store ERP-systemer til mer fokuserte prosjekter, for eksempel anskaffelse av et nytt økonomisystem. Oppdragene har også vært flere avgrensede prosjekter, for eksempel deltakelse i utvikling av avtaleforslag og forhandlinger. Nedenfor er noen forskjellige eksempler på oppdrag som PS Provider vært involvert i de siste årene.

 

Anskaffelse av ERP-systemer for et større skandinavisk konsulentselskap

 

 De fleste av de eksisterende systemene manglet enten vedlikeholds- og supportavtale eller hadde behov for oppgradering. Selskapet hadde en kompleks systemsituasjon med mange eldre systemer som hadde store tilpasninger og var dårlig integrert med hverandre. PS Provider var prosjektleder for innkjøpet, og etter at behovsanalyse og kravspesifikasjon var opprettet og evaluert, ble det bestemt at de eksisterende ERP-systemer og de fleste av sidesystemene skulle erstattes. Deretter gjennomførte PS Provider en markedsanalyse for å identifisere de leverandørene som passet best overens med selskapets behov for systemstøtte. Ut fra analysen valgte prosjektgruppen fem leverandører, som ble invitert til å utføre systemdemonstrasjoner. Av disse valgte prosjektgruppen å gå videre med to, som deretter var med på de resterende prosjektstadiene. En viktig suksessfaktor for den vinnende leverandøren var den pragmatiske holdningen til bruken av en kundedrevet avtale, utviklet av PS Provider, i kombinasjon med en profesjonell forhandlingsholdning. Ett år etter ferdigstillelse av gjennomføringen var det et oppfølgingsprosjekt hvor det ble konstatert at prosjektet hadde resultert i at blant annet nesten alle sidesystemer og integrasjoner har forsvunnet og at organisasjonen har fått tilgang til moderne funksjonalitet samtidig som TCO (totale eierkostnader) nesten er halvert.

 

Anskaffelse av økonomisystemer for et europeisk stålkonsern

 

Selskapet har en lang historie og aktivitet på flere steder rundt om i Europa. Dette medførte blant annet at selskapets systemmiljø var svært heterogent. Til sammen hadde de respektive virksomhetsstedene blitt drevet som en selvstendig enhet. Desentraliseringen resulterte for eksempel i at gruppen hadde et stort antall ERP- og forretningskritiske systemer. Det ble PS Providers oppgave sammen med prosjektteamet å finne de respektive lokale stedenes virkelige behov for systemstøtte. Det ble bestemt at PS Provider skulle gjennomføre en studie av hvilke frittstående økonomisystemer, så vel som økonomimoduler innenfor større ERP-systemer, som ville passe til konsernets behov. Resultatet av undersøkelsen var blant annet at fire systemer ble valgt ut, og at prosjektgruppen gjennomførte fordypende systemdemonstrasjoner med alle. Innholdet i disse var at tre leverandører fikk tilbudsforespørselen, som var blitt skapt av PS Provider i nært samarbeid med prosjektgruppen. PS Provider var ansvarlig for kompletteringen av leverandørenes svar på tilbudsforespørselen, og når dette var gjennomført, besluttet prosjektgruppen å la to av leverandørene fortsette til avtale- og forhandlingsfasen. PS Provider fikk i oppdrag å lage et kundedrevet avtaleforslag, og det kom relativt tidlig frem i forhandlingene at en av leverandørene var mye mer imøtekommende mot prosjektgruppens krav og forventninger. To år etter ferdigstillelse av gjennomføringen ble det konstatert at konsernet hadde fått tilgang til mye moderne funksjonalitet kombinert med et brukervennlig grensesnitt, og at TCO (totale eierkostnader) har falt med nesten en tredjedel.

 

Avtalestøtte til et stort næringsmiddelselskap

 

PS Provider ble kontaktet i forbindelse med inngåelse av kontrakter og sluttforhandlinger. Konsernet er lokalisert på en rekke steder i Skandinavia. Det eksisterende ERP-systemet hadde ikke blitt oppgradert de siste ti årene, og hadde på noen områder et stort antall tilpasninger. Det var også integrert i en rekke forskjellige eksterne systemer og proprietære applikasjoner. Selskapet hadde fått stor tillit til en leverandør, men hadde også bestemt seg for å gjennomføre de siste trinnene i anskaffelsesprosessen sammen med PS Provider. Dette for å sikre at avtalen og den avsluttende forhandlingen skulle bli adekvat gjennomført. Oppdraget innebar at PS Provider først skulle identifisere alle selskapets kritiske områder. Disse ble dokumentert, og deretter kommenterte leverandør de respektive områder og beregnet alt fra risiko til forventet tidsforbruk og andre kostnader. Etter at alle kompletteringene var gjennomført, satte PS Provider opp mange kundetilpassede avtaler som tok hensyn til kundens unike situasjon. Sett under ett ble det inngått en rekke ulike avtaler. For eksempel avtaler om forstudie, gjennomføring og lisensiering, service og support. En umiddelbar følge av PS Providers deltakelse var at implementeringsprosjektet gikk bedre enn planlagt, noe som blant annet betydde at prosjektet brukte færre ressurser enn budsjettert, og holdt tidsplanen.

 

Anskaffelse av forretningssystem til et mellomstort produksjonsselskap

 

Selskapet hadde en kompleks og heterogen systemsituasjon, med et ERP i bunnen som ikke var oppgradert på over 12 år, og et vell av proprietære programmer og et stort antall integrasjoner. I tillegg hadde et par viktige områder innen produksjonen en mangelfull systemstøtte. PS Provider fikk i oppdrag å arbeide med prosjektetgruppen for å lage en grundig behovsanalyse og kravspesifikasjoner. Etter at materialet var supplert og bearbeidet, ble det bestemt at PS Provider skulle gjennomføre en markedsanalyse for å finne egnede leverandører og forretningssystemer. Det ble relativt tidlig konstatert at det var i hovedsak to systemer som var spesielt interessante. Etter gjennomføringen av systemdemonstrasjoner fant prosjektgruppen et system som snart ble litt av en favoritt. Det ble PS Providers ansvar å etterlyse et tilbud som reflekterte selskapets relativt komplekse situasjon. Etter at leverandørene hadde svart og materialet var blitt komplettert, ble det konstatert at prosjektgruppens favorittkandidat fremdeles appellerte til selskapet, men det var en relativt stor diskrepans mellom de to kandidatene i den budsjetterte investering. Gapet var så stort at det ble bestemt at PS Provider skulle lage en skreddersydd avtale om forstudie der kunden hadde rett til å avbryte anskaffelsen dersom det viste seg at investeringen ville bli for omfattende. Etter gjennomført forstudie ble det vedtatt at gjennomføringsprosjektet skulle gjennomføres i en rekke dedikerte faser. PS Provider fikk også oppgaven med å opprette kundedrevne avtaler om lisensiering, service og støtte, og for selve implementeringsprosjektet. Implementeringsprosjektet var vellykket, og det kan to år etter implementeringen konstateres at selskapet hadde tilgang til tilstrekkelig funksjonalitet i alle de viktige områdene av virksomheten, samt at TCO (totale eierkostnader) var blitt redusert med nesten 40 prosent.