Prosessutvikling i et internasjonalt logistikkonsern

 

Prosjektet som PS Provider gjennomførte i et internasjonalt logistikkonsern, medførte kartlegging, dokumentasjon og gjennomføring av prosessforbedringstiltak i sentrale og lokale administrative støttefunksjoner (> 50 enheter) i Sverige og internasjonalt. I Sverige hadde oppdragsgiveren en økonomifunksjon med en stabsenhet som blant annet inneholdt regnskaps-, reskontro- og kunde/kredittenhet. Den sentrale økonomifunksjonen sysselsatte totalt ca. 65 personer. Utenom dette var det ca. 100 ansatte fordelt på ulike distrikter som jobber heltid med økonomirelaterte oppgaver.

Prosjektet hadde en rekke mål og målsettinger. Ett av målene med kartleggingsprosessen var at den skulle kunne brukes som dokumentasjon i det interne kvalitetssystemet samt som et grunnlag for internrevisjon. For å gjøre bedre bruk av og utvide bruksområdet til prosesskartleggingen ble kartleggingen supplert med tilleggsinformasjon som ressursforbruk, tidsforbruk og volumdata. Utenom dette ble det gjennomført en analyse for å identifisere problemer, forbedringsmuligheter og svingninger i økonomifunksjonens arbeidsmengde over tid. Prosjektet leverte følgende:

  • Godt definerte prosesser og tjenester, og resultatmål som gjorde det mulig å gjennomføre benchmarking med andre organisasjoner.
  • Enhetspriser for de tjenestene funksjonen utfører, i første omgang for intern oppfølging, og på lengre sikt eventuelt også som grunnlag for prising.
  • Tjenestekataloger og SLA, Service Level Agreements, til bruk for å påvirke adferd og etterspørsel etter enhetens tjeneste i resten av organisasjonen. .
  • Effektivisering og endringer i økonomiske prosesser.
  • Kvalitetsforbedring i prosessene ved å eliminere ikke-verdiskapende oppgaver, og klarere roller og ansvar.

 

 

Kartlegging og restrukturering av innkjøp til betalingsprosess i et internasjonalt konsern

 

Da PS Provider ble engasjert av klienten, var konsernet i en situasjon hvor det var sterkt påvirket av den rådende økonomiske situasjonen og forholdene i omverdenen. Dette betydde at selskapet vedtok og gjennomførte en rekke tiltak for å øke inntektene og gå igjennom kostnadene. Et område som ble identifisert med godt potensial for forbedring var prosessen fra Innkjøp til Betaling (P2P). PS Provider var ansvarlig for å drive et prosesskartleggingsprosjekt som kartla hele innkjøpsprosessen i den europeiske virksomheten. Informasjonsinnsamlingen ble utført primært gjennom workshops med store grupper av ansatte, og supplert med individuelle fokusintervjuer med utvalgte ansatte. PS Provider satte deretter sammen prosesskart og analyser, og leverte dokumentasjon til:

  • Innføring av en ny standardisert innkjøpsprosess og innkjøpsorganisasjon med klare roller og ansvar.
  • Endringer i kjøpsadferd og etablering av utvidet “Corporate Governance”, det vil si forbedret internkontroll og styring av innkjøp.
  • Økt avtalelojalitet, redusert antall leverandører og antall tilgjengelige artlkler.
  • Automatisert behandling av leverandørfakturaer ved å skape og etablere standardiserte administrative prosesser for hele konsernet.
  • Minimering av administrasjon og ressursforbruk vedrørende fakturaer, både i sentraladministrasjonen og ute i virksomheten, for å øke fokuset på kjernevirksomheten. Økt andel efakturaer.

 

 

Utvikling av støtteprosesser i statseid selskap

 

Da PS Provider startet oppdraget, hadde kunden en felles serviceenhet som besto av ca. 40 ansatte som var ansvarlig for kundefordringer, leverandørfordringer, regnskap, lønn og sentralbord mot interne kunder (regioner og forretningsområder). For at serviceenheten skulle kunne utvikle seg og bli et velfungerende SSC, hadde ledelsen for enheten identifisert behovet for å iverksette en rekke tiltak. Da PS Provider ble tildelt oppdraget, hadde det skjedd en konsolidering av administrative prosesser til en felles enhet, men selskapet hadde ennå ikke etablert de strukturer og verktøy som krevdes for at enheten fullt ut skulle fungere som et SSC. PS Provider var ansvarlige for et prosjekt som inkluderte kartlegging av alle støtteprosesser i sentraladministrasjonen og utvikling og implementering av et omfattende forbedringsprogram. Tiltak ble gjennomført også i regionale og lokale organisasjoner. Målet med prosjektet var først og fremst å etablere de strukturer og verktøy som krevdes for at serviceenheten skulle kunne drives som et velfungerende SSC mot interne kunder. Viktige elementer i dette arbeidet var blant annet å etablere et vellykket kunde/leverandør-forhold med klare roller og ansvar. Det krevdes også godt definerte (og kommuniserte) tjenester og grensesnitt og en prismodell som styrer og oppmuntrer rasjonell adferd. Dette ble gjort gjennom en detaljert prosesskartlegging, inkludert identifisering av forbedringsområder. Målet var å utvikle standardiserte og effektive prosesser med høy grad av automatisering som fremmer god intern kontroll og høy kvalitet i leveransene.